Excel tự tạo file backup, Cách xử lý

1. Tại sao Excel tự tạo file backup?

Admin xin nhắc lại lần nữa, việc Excel tự động sao lưu không phải là lỗi mà đây là tính năng có sẵn. Có khả năng bạn đã kích hoạt tính năng này nên Excel mới tự động backup mà thôi! Và vấn đề này chẳng có gì là rắc rối, bởi bật tự động sao lưu sẽ giúp giữ an toàn cho dữ liệu của bạn.

2. Cách thức hoạt động của tính năng tự tạo file backup

Nếu như bạn kích hoạt tính năng này, mỗi khi bạn thực hiện thay đổi file Excel gốc và lưu nó, tệp sao lưu sẽ cập nhật để phản ánh sheet của bạn lần lưu cuối cùng trước đó. Như vậy, bất cứ lúc nào bạn lưu tệp thì Excel sẽ tự động tạo file sao lưu có phần mở rộng .xlk.

Tệp sao lưu luôn ở phía sau phiên bản hiện tại một phiên bản. Nhờ vậy, bạn có thể xem lại/khôi phục phiên bản trước kể cả khi bạn đã lưu lại các thay đổi mới. Chỉ cần xem bản sao lưu là được.

Tính năng sao lưu tự động này sẽ giúp bạn thoải mái chỉnh sửa file Excel của mình mà không sợ rằng mình lỡ quên, hoặc có vấn đề với các dữ liệu mới vì bản sao lưu còn đó. Nhưng bạn không nên chủ quan và chắc chắn rằng bản sao lưu không thể thay thế cách lưu file thông thường với các tệp gốc. Vì vậy, dù có bật tính năng sao lưu thì bạn vẫn cần phải lưu file Excel của mình như bình thường.

3. Làm sao để truy cập các tệp sao lưu được tạo tự động của Excel?

Bạn đang tự hỏi các tệp sao lưu tự động của Excel này được lưu ở đâu? Vị trí lưu file sao lưu sẽ do chính bạn thiết lập trong quá trình bật tính năng này. Thông thường nó sẽ có phần mở rộng là .xlk và tên là Backup of (tên file Excel của bạn).

Tùy theo vị trí bạn lưu, bạn có thể tìm ở chính nơi đó. Hoặc nhấn Windows + E để mở Windows Explorer > Nhấn chọn tab View > Tick chọn dòng File name extensions > Tìm đến các file có phần mở rộng .xlk để xem nhé!

Hướng dẫn cách bật/tắt tính năng Excel tự tạo file backup

Tương tự như các tiện ích khác của Excel, có người thích có người không thích Excel tự động tạo file backup. Admin sẽ hướng dẫn cả cách bật lẫn tắt để bạn áp dụng theo nhu cầu của mình nha.

4.1 Cách bật/tắt tính năng Excel tự động sao lưu 1

B1: Người dùng mở Excel trên máy tính của bạn lên > Nhấn chọn tab File> Chọn Save As ở danh sách bên trái.

B2: Tiếp đến, khi cửa sổ Save As hiển thị > Bạn nhấn vào Tools> Chọn General Options.

4.2  Sao lưu tệp Excel ở vị trí khác bằng Excel VBA – Cách bật tính năng tự động sao lưu Excel 2

Nếu bạn muốn lưu các tệp sao lưu này ở vị trí khác để dễ dàng tìm thấy hơn. Bạn có thể sử dụng mã VBA để thực hiện như sau:

B1: Tại Excel đang mở, bạn nhấn tổ hợp phímAlt + F11 để mở cửa sổ VBA.

B2: Ở cửa sổ mới, bạn nhấn chọn vào Insert> Module.

B3: Dán mã dưới đây vào trường nhập văn bản. Mẹo (chỗ vị trí đường dẫn lưu, bạn có thể thay đổi theo nhu cầu cá nhân, ở đây mình lưu ở ổ đĩa E)

Sub Backup_Files()

ActiveWorkbook.SaveCopyAs “E:\Excel backup\” + ActiveWorkbook.Name

ActiveWorkbook.Save

End Sub

B4: Nhấn vào Runvà chọn tên Macro được chỉ định > Cuối cùng nhấn vào Run lần nữa và bản sao lưu Excel của bạn sẽ được lưu ở vị trí bạn đã chỉ định.